Inserite gli stessi dati in più sistemi? Probabilmente non vi serve un nuovo software
Un ordine passa dalla fatturazione al CRM, al magazzino e infine a Excel. Quando la stessa informazione viene inserita tre volte, raramente il problema sono i software. È il collegamento tra loro.
Arriva un ordine dal sito.
Qualcuno lo apre e copia i dati del cliente nel programma di fatturazione. Poi aggiorna il CRM. Controlla la disponibilità in un altro sistema. Alla fine del mese, alcuni degli stessi numeri finiscono anche in Excel per il report.
Nessuno di questi passaggi è difficile.
Ed è proprio per questo che un processo del genere può rimanere invariato per anni.
Il vero costo non sono i pochi minuti necessari per copiare i dati.
È quello che succede dopo: un indirizzo digitato male in uno dei sistemi, un prezzo aggiornato nello shop ma non nel preventivo, un pagamento registrato in un’applicazione e dimenticato nell’altra.
E, prima o poi, arriva la domanda a cui nessuno riesce a rispondere rapidamente:
Quale delle quattro versioni è quella corretta?
La risposta raramente è un nuovo ERP.
Spesso basta integrare i sistemi che utilizzate già.
Dove succede più spesso
I software cambiano da un’azienda all’altra.
Lo schema è sempre lo stesso:
- Gli ordini da WooCommerce, Shopify o da un marketplace vengono fatturati manualmente in un altro sistema.
- Un commerciale inserisce i dati del cliente nel CRM e qualcun altro li ricopia nel contratto.
- Lo stato di una consegna cambia in un sistema e viene poi riportato a mano in Excel per il management.
- Un pagamento compare sul conto bancario e qualcuno deve segnare manualmente la fattura come pagata.
- Un prezzo o una disponibilità di magazzino cambia in un punto e deve essere aggiornato anche negli altri.
C’è una domanda che fa emergere rapidamente questi casi:
Dove qualcuno inserisce la stessa informazione per la seconda volta?
A volte c’è un motivo valido.
Molto spesso la risposta è semplicemente:
“Abbiamo sempre fatto così.”
È un buon punto da cui iniziare a guardare più da vicino.
Cosa fa davvero un’integrazione
Oggi le informazioni potrebbero circolare così:
Shop online → persona → fatturazione → persona → CRM → persona → Excel
Dopo un’integrazione, le persone non devono più fare da ponte tra i sistemi:
Shop online → fatturazione, CRM, Excel
Un nuovo ordine può attivare automaticamente la creazione del cliente, l’emissione della fattura, l’aggiornamento del magazzino e del report.
Le persone restano coinvolte dove serve davvero il loro giudizio: un ordine fuori standard, una richiesta particolare del cliente, un’eccezione.
Dal punto di vista tecnico, il collegamento avviene spesso tramite un’API: un modo con cui un’applicazione può chiedere a un’altra “dammi l’ordine 123”, oppure dirle “emetti la fattura per l’ordine 123”.
Molte piattaforme di e-commerce, fatturazione e CRM offrono API o altri sistemi di integrazione.
Quando un’API non è disponibile, spesso esistono esportazioni e importazioni di file. Sono soluzioni meno eleganti, ma in molti casi sono più che sufficienti.
La parte che molte integrazioni trascurano
Collegare tecnicamente due sistemi è spesso la parte più semplice.
Sono le decisioni che seguono a determinare se l’integrazione eliminerà un problema o ne creerà uno nuovo.
Qual è il sistema di riferimento?
Per ogni tipo di dato deve esserci un sistema considerato la fonte principale.
Il prezzo viene gestito nello shop oppure nel gestionale di magazzino — non indipendentemente in entrambi.
Lo stesso vale per i dati del cliente: devono avere una fonte principale.
Se non lo decidete in anticipo, l’integrazione non elimina le quattro versioni dei dati.
Le sincronizza semplicemente più velocemente — comprese quelle sbagliate.
In che direzione circolano i dati?
Una sincronizzazione a senso unico, in cui l’ordine passa dallo shop al sistema di fatturazione e si ferma lì, è relativamente semplice e prevedibile.
La sincronizzazione bidirezionale è il punto in cui le cose iniziano a complicarsi.
Se qualcuno modifica l’indirizzo del cliente nel CRM mentre il cliente lo modifica nel proprio account sul sito, quale modifica prevale?
La domanda ha una risposta.
Ma va decisa prima, non dopo che una fattura è stata inviata all’indirizzo sbagliato.
Cosa succede quando qualcosa va storto?
Ogni integrazione dovrebbe essere progettata partendo dal presupposto che, prima o poi, qualcosa non funzionerà.
Un’applicazione modifica la propria API.
Una connessione scade.
Un servizio non risponde per un’ora.
Quando un processo manuale si blocca, di solito qualcuno se ne accorge perché c’è ancora una persona coinvolta.
Un’integrazione che smette di funzionare senza dare segnali può essere più pericolosa, perché nel frattempo nessuno controlla più ogni operazione manualmente.
Le fatture smettono di essere emesse e qualcuno lo scopre tre giorni dopo, quando chiama un cliente.
Per questo una buona integrazione dovrebbe prevedere fin dall’inizio tre cose:
un avviso quando qualcosa non funziona;
un modo sicuro per ripetere le operazioni fallite senza creare duplicati;
e una responsabilità chiara su chi deve intervenire.
Come fanno gli altri sistemi a sapere che qualcosa è cambiato?
Un ordine annullato.
Un reso.
Una fattura stornata o corretta.
Il percorso normale — dall’ordine alla fattura — è generalmente la parte più semplice da automatizzare.
Sono le modifiche successive che spesso vengono dimenticate.
Se l’integrazione sa soltanto creare nuovi record ma non aggiornarli o correggerli, finirete comunque per sistemare tutto a mano — soltanto in più sistemi di prima.
Integrazione o nuovo software?
Un nuovo software ha senso quando quello attuale non riesce più a sostenere il modo in cui lavorate: mancano funzioni che utilizzate ogni giorno, il prodotto non viene più mantenuto oppure non regge più i vostri volumi.
Ma se ogni applicazione svolge bene il proprio lavoro e il problema è soltanto che le informazioni passano manualmente da una all’altra, sostituirle significa affrontare un problema molto più grande di quello che avete realmente.
Una migrazione ERP può richiedere mesi e cambiare il modo di lavorare di tutta l’azienda.
Un’integrazione può richiedere giorni o settimane, a seconda dei sistemi coinvolti e delle eccezioni da gestire.
Il problema è il software o il collegamento tra i sistemi?
Non vale nemmeno la pena costruire qualsiasi collegamento.
Abbiamo raccolto i segnali da tenere d’occhio in Cosa vi diremmo di non automatizzare: un trasferimento che avviene due volte al mese, dati già sbagliati alla fonte oppure un processo che cambia ogni settimana.
Cosa potete verificare da soli in un’ora
Scegliete un processo frequente — un ordine, un preventivo, una fattura, un nuovo cliente — e seguite l’informazione dal primo sistema fino all’ultimo.
Annotate:
- Dove viene inserita per la prima volta?
- In quanti altri punti viene inserita di nuovo?
- Chi trasferisce i dati e quanto tempo richiede?
- Cosa succede se qualcuno li copia in modo errato, e chi se ne accorge?
- Quale sistema dovrebbe essere la fonte principale?
- Quando l’informazione cambia, come fanno gli altri sistemi a saperlo?
Se trovate lo stesso campo digitato manualmente in tre posti diversi, avete probabilmente trovato un buon candidato per un’integrazione.
Se non sapete rispondere alla domanda cinque, c’è qualcosa da chiarire prima di collegare qualsiasi sistema.
Quanto costa davvero il lavoro manuale?
Immaginiamo 40 ordini al giorno e due minuti per ciascuno, solo per far arrivare i dati negli altri sistemi.
Su un singolo ordine sembra irrilevante.
In un giorno sono 80 minuti.
In una settimana, quasi sette ore — quasi un’intera giornata di lavoro.
In un anno, considerando 46 settimane lavorative, si superano le 300 ore.
E il calcolo non include il tempo perso per cercare e correggere le discrepanze tra i sistemi — attività che generalmente non compare in nessun report.
La differenza tra lavoro manuale e automatizzato non si vede su un singolo ordine.
Si vede nella ripetizione.
Se volete fare il calcolo sul vostro processo, il nostro calcolatore delle attività parte proprio da questi numeri.
Come lavoriamo
Non partiamo da:
“Vi serve un software su misura.”
Partiamo dal flusso.
Dove nasce l’informazione?
Dove deve arrivare?
Dove viene copiata manualmente?
Qual è il sistema di riferimento?
E cosa succede quando il collegamento non funziona?
Solo dopo scegliamo la soluzione.
Può essere un’integrazione tramite API, una semplice automazione fra due applicazioni o un piccolo servizio che traduce i dati da un formato all’altro.
La conclusione può anche essere che il processo attuale funziona già abbastanza bene.
Se volete partire da un processo specifico, la nostra valutazione di 20 minuti fa esattamente questo: guardiamo cosa viene copiato manualmente, quali sistemi sono coinvolti e se vale davvero la pena collegarli.
E se non ne vale la pena, ve lo diciamo prima di costruire qualcosa.