Cosa vi diremmo di non automatizzare

Quasi tutto ciò che viene scritto sull’automazione parla di cosa automatizzare.

È la parte facile.

La parte più difficile — e quella che spesso determina se i soldi sono stati spesi bene — è sapere cosa lasciare stare.

Durante la nostra valutazione di 20 minuti non cerchiamo soltanto le attività che potrebbero essere automatizzate.

Cerchiamo anche quelle che probabilmente non dovrebbero esserlo.

Questi sono sei dei segnali a cui prestiamo attenzione.

1. Qualcosa di troppo piccolo per ripagare la propria manutenzione

Ogni automazione ha due costi.

Il primo è evidente: va costruita.

Il secondo arriva dopo: qualcuno deve mantenerla, capirla quando chi l’ha sviluppata non c’è più, aggiornarla quando cambia il sistema sottostante e accorgersi quando qualcosa smette di funzionare come dovrebbe.

Come regola indicativa, qualsiasi attività che richieda meno di circa un’ora alla settimana merita un’analisi più attenta.

Ma il tempo, da solo, non basta a decidere.

Un’attività di 30 minuti svolta da uno specialista costoso, o in cui un errore crea un problema di conformità, può valere assolutamente la pena di essere automatizzata.

Un’attività di due ore può invece non convenire, se richiede un’integrazione fragile che deve essere riparata ogni pochi mesi.

La domanda utile non è:

Quante ore possiamo eliminare?

È:

Il risparmio ripaga sia la costruzione sia il costo di mantenere l’automazione in funzione?

I lavori più facili da automatizzare sono spesso i primi a essere proposti.

Facile e conveniente non sono sinonimi.

2. Un processo che sta per cambiare

Se il reparto viene riorganizzato, il modello di prezzo è in revisione o qualcuno sta già scegliendo il sistema che sostituirà quello attuale, automatizzare il processo di oggi può peggiorare le cose.

Fissa il vecchio modo di lavorare nel cemento.

E una volta investiti soldi per automatizzarlo, il vecchio processo acquista un motivo in più per sopravvivere.

Questo non significa che sia sempre necessario aspettare.

Una piccola automazione, facile da sostituire, può avere senso se il cambiamento è ancora lontano o se la soluzione può essere progettata in modo che la parte destinata a cambiare sia facile da sostituire.

Ma un grande investimento in un processo che sapete già essere temporaneo deve superare una soglia molto alta.

Quando possibile, aspettate il cambiamento.

Poi automatizzate ciò che sopravvive.

3. Giudizio umano travestito da processo

Alcune attività sembrano ripetitive dall’esterno, ma non lo sono.

Approvare uno sconto insolito. Decidere quale reclamo debba essere inoltrato a un livello superiore. Valutare lo storico di un problema con un fornitore e decidere se chiamarlo.

Un buon segnale è questo: due persone competenti potrebbero arrivare a conclusioni diverse e entrambe potrebbero essere difendibili.

Quello è giudizio.

Non significa che non si possa automatizzare nulla.

Significa che il giudizio non deve essere trattato come se fosse una regola deterministica.

Il software può raccogliere le informazioni, verificare le condizioni evidenti, preparare il contesto e inviare il caso alla persona giusta.

Può persino gestire l’80% dei casi ordinari e lasciare a una persona solo il 20% che esce dallo schema.

Spesso è proprio lì che si trova il vero risparmio.

Non nell’eliminare la decisione.

Nell’eliminare tutto il lavoro necessario prima che qualcuno possa prenderla.

4. Un sistema senza un modo affidabile per far entrare o uscire i dati

L’assenza di un’API non rende automaticamente impossibile un’automazione.

Possono esserci esportazioni, accesso al database, integrazioni tramite file, flussi via e-mail o persino automazione dell’interfaccia.

Ma il modo in cui si accede ai dati conta.

Se l’unica strada è un workaround fragile che dipende dal fatto che schermate, pulsanti e layout restino identici, l’integrazione può rapidamente diventare il progetto stesso.

Questo significa più sviluppo, più manutenzione e più modi in cui qualcosa può smettere di funzionare senza che nessuno se ne accorga.

A volte vale comunque la pena.

Altre volte la risposta più onesta è che l’automazione non conviene finché non viene sostituito il sistema di base.

E quella è un’altra conversazione, normalmente con un altro budget.

5. Qualcosa che gli strumenti che avete già sanno fare

È una delle prime cose che controlliamo.

Le aziende pagano spesso software di cui utilizzano solo una piccola parte.

Pianificazione, promemoria, documenti da modelli, flussi di approvazione, notifiche automatiche, report: la funzione può essere già presente nel CRM, nell’ERP o nel sistema di prenotazione, semplicemente disattivata o sconosciuta alle persone che potrebbero usarla.

Se una funzione esistente risolve il problema abbastanza bene, abilitarla quasi sempre batte la costruzione di un sostituto.

Costa meno.

Richiede meno tempo.

E vi lascia con un sistema in meno da mantenere.

A volte il miglior progetto di automazione è non costruire nulla.

6. La cosa più grande e complicata della lista

Quando si elencano le attività da automatizzare, la più grande finisce spesso al primo posto.

È quella che fa più male, quindi è naturale che attiri l’attenzione.

Ma tende anche ad avere più dipendenze, più persone da coinvolgere e il periodo più lungo prima che qualcuno veda un risultato utile.

Questo non significa che il problema più grande vada ignorato.

Significa che potrebbe non essere il punto migliore da cui iniziare.

Di solito cercheremmo la parte più piccola ma significativa che crea valore reale, ha dipendenze gestibili e può dimostrare che l’approccio funziona.

Un primo passo più piccolo fa tre cose utili.

Porta a un risultato più rapidamente.

Vi dà prove concrete per decidere se l’investimento successivo è giustificato.

E vi mostra come la vostra organizzazione reagisce davvero al cambiamento — informazioni che nessun piano può darvi con la stessa affidabilità del lavoro reale.

Perché vi diciamo anche cosa lasceremmo stare

Non vi diciamo cosa non automatizzeremmo soltanto per rendere la raccomandazione più credibile.

Fa parte della raccomandazione stessa.

Se la risposta migliore è “usate la funzione che avete già”, “aspettate la fine della migrazione ERP” o semplicemente “il risparmio non giustifica lo sviluppo”, anche questa è un’informazione utile.

E se diversi dei segnali sopra si applicano al processo che ci avete mostrato, la risposta giusta potrebbe essere aspettare — o non automatizzarlo affatto.

Preferiamo arrivare a questa conclusione durante una breve conversazione piuttosto che al terzo mese di un progetto.

Per questo il documento che inviamo dopo la nostra valutazione di 20 minuti include non soltanto ciò che secondo noi vale la pena automatizzare, ma anche ciò che lasceremmo com’è — e perché.