Ce v-am spune să nu automatizați

Cea mai mare parte din ce se scrie despre automatizare vorbește despre ce se poate automatiza.

Asta este partea ușoară.

Partea mai dificilă — și cea care decide de multe ori dacă banii au fost cheltuiți bine — este să știți ce merită lăsat în pace.

În evaluarea noastră de 20 de minute nu căutăm doar activitățile care ar putea fi automatizate.

Ne uităm și la cele care, probabil, nu ar trebui.

Acestea sunt șase dintre semnalele la care ne uităm.

1. Ceva prea mic ca să-și plătească propria întreținere

Orice automatizare are două costuri.

Primul este evident: trebuie construită.

Al doilea apare după: cineva trebuie să o întrețină, să înțeleagă cum funcționează după ce dezvoltatorul inițial nu mai este acolo, să o adapteze când se schimbă sistemul din spate și să observe când ceva nu mai merge cum trebuie.

Ca regulă orientativă, orice activitate care consumă mai puțin de aproximativ o oră pe săptămână merită privită cu mai multă atenție.

Dar timpul, singur, nu decide.

O activitate de 30 de minute făcută de un specialist scump sau una în care o greșeală poate produce o problemă de conformitate poate merita foarte bine automatizată.

Una de două ore poate să nu merite, dacă soluția presupune o integrare fragilă care trebuie reparată la câteva luni.

Întrebarea utilă nu este:

Câte ore putem elimina?

Ci:

Economia justifică atât dezvoltarea, cât și costul de a ține automatizarea în funcțiune?

Activitățile cel mai ușor de automatizat sunt, de multe ori, și primele propuse.

Ușor și valoros nu sunt același lucru.

2. Un proces care urmează să se schimbe

Dacă departamentul se reorganizează, modelul de preț este în revizuire sau cineva a început deja să aleagă sistemul care îl va înlocui pe cel actual, automatizarea procesului de azi poate face mai mult rău decât bine.

Fixează în beton modul vechi de lucru.

Și, după ce ați investit bani în automatizarea lui, procesul vechi capătă încă un motiv să rămână.

Asta nu înseamnă că trebuie întotdeauna să așteptați.

O automatizare mică și ușor de abandonat poate avea sens dacă schimbarea este la un an distanță sau dacă soluția este construită astfel încât partea care urmează să se schimbe să poată fi înlocuită ușor.

Dar o investiție mare într-un proces despre care știți deja că este temporar trebuie justificată foarte bine.

Când se poate, așteptați schimbarea.

Apoi automatizați ce rămâne după ea.

3. Judecată umană deghizată în proces

Unele activități par repetitive din exterior, dar nu sunt.

Aprobarea unei reduceri neobișnuite. Decizia de a escalada o reclamație. Analizarea istoricului unui furnizor și hotărârea de a-l contacta.

Un semn bun este următorul: două persoane competente ar putea ajunge uneori la concluzii diferite, iar ambele ar putea fi justificate.

Acolo există judecată.

Asta nu înseamnă că nimic nu poate fi automatizat.

Înseamnă că decizia nu trebuie tratată ca și cum ar fi o regulă deterministă.

Software-ul poate strânge informațiile, poate verifica lucrurile evidente, poate pune contextul într-un singur loc și poate trimite cazul persoanei potrivite.

Poate chiar să rezolve cele 80% dintre cazuri care sunt de rutină și să lase pentru om doar cele 20% care ies din tipar.

De multe ori, acolo este economia adevărată.

Nu în eliminarea deciziei.

Ci în eliminarea muncii pe care cineva trebuie să o facă înainte de a putea decide.

4. Un sistem fără o cale fiabilă de intrare sau ieșire a datelor

Lipsa unui API nu înseamnă automat că o integrare este imposibilă.

Pot exista exporturi, acces la baza de date, integrări prin fișiere, fluxuri prin e-mail sau chiar automatizare prin interfață.

Dar contează cum ajungeți la date.

Dacă singura soluție este un workaround fragil care depinde de ecrane, butoane și poziția elementelor din interfață, integrarea poate deveni rapid proiectul în sine.

Asta înseamnă mai mult timp de dezvoltare, mai multă mentenanță și mai multe moduri în care lucrurile pot ceda fără să observe nimeni.

Uneori tot merită.

Alteori, răspunsul corect este că automatizarea nu are sens până când nu schimbați sistemul de bază.

Iar aceea este o discuție diferită, de obicei cu un buget diferit.

5. Ceva ce programele pe care le aveți deja știu să facă

Este unul dintre primele lucruri pe care le verificăm.

Firmele plătesc frecvent pentru software din care folosesc doar o mică parte.

Programări, remindere, documente generate din șabloane, fluxuri de aprobare, notificări automate, rapoarte — funcționalitatea poate exista deja în CRM, ERP sau sistemul de rezervări, dar să fie dezactivată sau pur și simplu necunoscută celor care ar putea beneficia de ea.

Dacă o funcție existentă rezolvă suficient de bine problema, activarea ei este aproape întotdeauna preferabilă construirii unui înlocuitor.

Costă mai puțin.

Durează mai puțin.

Și vă lasă cu un sistem mai puțin de întreținut după.

Uneori, cel mai bun proiect de automatizare este să nu construiești nimic.

6. Cel mai mare și mai complicat lucru de pe listă

Când oamenii fac o listă cu ce vor să automatizeze, cel mai mare lucru ajunge adesea primul.

Doare cel mai tare, deci este normal să atragă atenția.

Dar are, de obicei, și cele mai multe dependențe, cei mai mulți oameni care trebuie să fie de acord și cea mai lungă perioadă până când cineva vede ceva util.

Asta nu înseamnă că problema mare trebuie ignorată.

Înseamnă doar că poate nu este locul potrivit de început.

De obicei, am căuta cea mai mică bucată semnificativă care aduce valoare reală, are dependențe gestionabile și poate demonstra că abordarea funcționează.

Un prim pas mai mic face trei lucruri utile.

Produce un rezultat mai repede.

Vă oferă dovezi pentru a decide dacă investiția următoare merită.

Și vă arată cum reacționează organizația la schimbare — informație pe care niciun plan nu o poate oferi la fel de bine ca implementarea efectivă.

De ce vă spunem și ce am lăsa în pace

Nu vă spunem ce nu am automatiza doar ca recomandarea noastră să pară mai credibilă.

Face parte din recomandare.

Dacă răspunsul corect este „folosiți funcția pe care deja o aveți”, „așteptați să terminați migrarea ERP” sau pur și simplu „economia nu justifică dezvoltarea”, și aceasta este o informație utilă.

Iar dacă mai multe dintre semnalele de mai sus se aplică procesului pe care ni-l arătați, răspunsul corect poate fi să așteptați — sau să nu îl automatizați deloc.

Preferăm să ajungem la concluzia asta într-o discuție scurtă decât în a treia lună a unui proiect.

De aceea, materialul pe care îl trimitem după evaluarea de 20 de minute include nu doar ce credem că merită automatizat, ci și ce am lăsa exact așa cum este — și de ce.