Come stimiamo quante ore vi costa un processo

Ogni stima che vedete su questo sito parte dallo stesso calcolo. Volutamente semplice.

Preferiamo che possiate verificarlo da soli, piuttosto che cercare di impressionarvi con formule complicate.

ore alla settimana        = (minuti per attività × volte alla settimana) ÷ 60
giorni lavorativi/anno    = (ore alla settimana × 46) ÷ 8
quota della settimana (%) = (ore alla settimana ÷ 40) × 100

Il calcolo è la parte facile. La parte più difficile è capire cosa debba davvero entrarci.

Le ipotesi, messe in chiaro

46 settimane lavorative all’anno. Non 52. Usiamo 46 come ipotesi prudente, tenendo conto di ferie, festività e periodi dell’anno in cui l’attività rallenta. Non pretende di riprodurre con precisione il calendario lavorativo di ogni Paese.

Una giornata di 8 ore e una settimana di 40. Numeri tondi e sufficientemente realistici per una stima che serve a capire se un processo merita attenzione, non a calcolare le buste paga.

Arrotondiamo per difetto i risultati che mostriamo. Il calcolo mantiene la precisione fino alla fine; è il dato visualizzato che arrotondiamo in modo prudente.

Una stima troppo favorevole prima o poi presenta il conto durante il lavoro vero — ed è proprio lì che inizia il rapporto con il cliente.

La parte che si tende a dimenticare

Se chiedete quanto dura un’attività, quasi tutti ricordano la parte più evidente.

Un preventivo “richiede quindici minuti”, finché non si contano il calcolo del prezzo, la mail, gli allegati, il controllo dei dati del cliente, due solleciti e il tempo necessario a ritrovare la conversazione una settimana dopo.

A quel punto possono diventare quaranta minuti.

Non è disattenzione. Molto del lavoro che circonda un’attività si dimentica proprio perché non viene percepito come parte dell’attività stessa.

Succede lo stesso con report, prenotazioni, fatture, onboarding dei clienti e decine di altri piccoli processi.

Per questo contiamo il tempo di lavoro effettivo delle persone, non il tempo trascorso.

Aspettare tre giorni una risposta non significa lavorare tre giorni. I dieci minuti impiegati a riaprire la conversazione, controllare lo stato e inviare un sollecito, invece, sì.

La differenza conta.

Ed è anche il motivo per cui, durante la valutazione di 20 minuti, chiediamo cosa succede intorno al lavoro, non soltanto durante il passaggio più evidente.

Dieci ore di lavoro non significano dieci ore da automatizzare

Scoprire che un processo assorbe dieci ore alla settimana non significa automaticamente che valga la pena automatizzarle tutte.

Il processo potrebbe cambiare a breve.

Accedere ai dati in modo affidabile potrebbe costare più di quanto il risparmio giustifichi.

Metà del lavoro potrebbe dipendere da valutazioni umane.

Oppure l’attività potrebbe verificarsi così raramente da non ripagare mai il costo di una soluzione.

E il fatto che un’attività richieda giudizio non significa necessariamente che non possa essere automatizzata. Può semplicemente voler dire che va automatizzata solo in parte.

Se il software può gestire 80 casi ordinari e mandare i 20 casi anomali a una persona, può essere molto più utile che cercare di automatizzare tutti e 100.

La domanda utile raramente è:

Possiamo automatizzare tutto il processo?

Più spesso è:

Quali parti possiamo automatizzare in sicurezza, e quali devono restare a una persona?

Perché questo conta più del numero

Il calcolo ci dice quanto è grande l’opportunità.

Non ci dice se valga la pena inseguirla.

Per capirlo bisogna conoscere il processo, i sistemi che lo circondano, il costo dell’integrazione, quanto è probabile che il processo cambi e dove il giudizio umano resta importante.

Il calcolo è volutamente noioso.

La diagnosi è la parte di valore.

Per questo il documento che inviamo dopo la nostra valutazione di 20 minuti non contiene soltanto ciò che secondo noi vale la pena automatizzare, ma anche ciò che lasceremmo com’è — e perché.