Cum estimăm câte ore vă costă un proces

Fiecare estimare de pe site pornește de la același calcul simplu. Intenționat simplu.

Preferăm să îl puteți verifica singuri decât să vă impresionăm cu formule complicate.

ore pe săptămână        = (minute per activitate × repetări pe săptămână) ÷ 60
zile lucrătoare/an      = (ore pe săptămână × 46) ÷ 8
procent din săptămână   = (ore pe săptămână ÷ 40) × 100

Calculul este partea ușoară. Mai greu este să stabilim ce trebuie, de fapt, să intre în el.

Ipotezele, spuse clar

46 de săptămâni lucrătoare pe an. Nu 52. Folosim 46 ca ipoteză de lucru intenționat prudentă, care ține cont de concedii, sărbători legale și perioade mai puțin active din an. Nu încearcă să reproducă exact calendarul de lucru din fiecare țară.

O zi de 8 ore și o săptămână de 40. Numere rotunde și suficient de apropiate de realitate pentru o estimare care trebuie să ne spună dacă un proces merită analizat, nu să calculeze salarii.

Rotunjim în jos cifrele pe care le afișăm. Calculul își păstrează precizia până la final. Rezultatul prezentat este cel pe care îl rotunjim prudent, nu în favoarea argumentului.

O estimare prea optimistă își arată limitele la livrare — iar acolo începe, de fapt, relația cu clientul.

Partea pe care oamenii tind să o uite

Dacă întrebați cât durează o activitate, cei mai mulți își amintesc partea evidentă.

O ofertă „durează cincisprezece minute” până când puneți la socoteală calculul prețului, scrierea mailului, atașarea documentelor, verificarea datelor clientului, două reveniri și timpul pierdut ca să găsiți din nou conversația peste o săptămână.

Atunci poate ajunge mai aproape de patruzeci de minute.

Nu este neglijență. O mare parte din munca din jurul unei activități este ușor de uitat tocmai pentru că nu pare să facă parte din activitatea propriu-zisă.

La fel se întâmplă cu rapoarte, rezervări, facturi, onboarding-ul clienților și zeci de alte procese mici.

De aceea măsurăm efortul uman efectiv, nu timpul scurs.

Dacă așteptați trei zile răspunsul unui client, nu înseamnă că ați muncit trei zile. Cele zece minute petrecute ca să redeschideți conversația, să verificați starea și să reveniți către el contează.

Diferența este importantă.

Și este unul dintre motivele pentru care, în evaluarea noastră de 20 de minute, întrebăm ce se întâmplă în jurul activității, nu doar în pasul evident din mijloc.

Zece ore de muncă nu înseamnă zece ore de automatizat

Faptul că un proces consumă zece ore pe săptămână nu înseamnă automat că toate cele zece ore merită automatizate.

Procesul poate urma să se schimbe.

Accesul fiabil la date poate costa mai mult decât justifică economia obținută.

Jumătate din proces poate depinde, de fapt, de judecata unui om.

Sau activitatea poate apărea atât de rar încât automatizarea ei nu și-ar recupera niciodată costul.

Iar faptul că un proces implică decizii nu înseamnă neapărat că nu poate fi automatizat. Poate însemna doar că nu trebuie automatizat în întregime.

Dacă software-ul poate rezolva 80 de cazuri obișnuite și le poate trimite unui om doar pe cele 20 care ies din tipar, rezultatul poate fi mult mai valoros decât încercarea de a automatiza toate cele 100.

Întrebarea utilă este rareori:

Putem automatiza întregul proces?

Mai degrabă:

Ce parte putem automatiza în siguranță și ce trebuie să rămână la om?

De ce asta contează mai mult decât cifra

Calculul ne spune cât de mare este oportunitatea.

Nu ne spune dacă merită urmărită.

Pentru asta trebuie să înțelegem procesul, sistemele din jurul lui, costul integrării, cât de probabil este să se schimbe și unde judecata umană rămâne importantă.

Calculul este intenționat banal.

Diagnosticul este partea valoroasă.

De aceea, materialul pe care îl trimitem după evaluarea de 20 de minute include nu doar ce credem că merită automatizat, ci și ce am lăsa exact așa cum este — și de ce.