e-Factura și SAF-T: ce s-a schimbat în săptămâna de lucru

Despre e-Factura și SAF-T s-a scris mult din perspectivă legală: cine intră, de când, ce trebuie transmis și în ce termen. Mai puțin s-a scris despre ce înseamnă toate acestea, concret, într-o săptămână obișnuită de lucru.

Iar aici efectul se vede imediat.

Ce auzim cel mai des nu este „nu înțelegem legislația”. Este ceva mult mai simplu:

cineva din firmă face acum, lună de lună, o treabă pentru care nu a fost angajat.

e-Factura și SAF-T nu sunt același lucru. e-Factura înseamnă transmiterea și primirea facturilor într-un format electronic standardizat. SAF-T înseamnă raportarea periodică a unui set mult mai larg de date financiar-contabile.

Dar, din perspectiva firmei, ambele scot la suprafață aceeași problemă: datele trebuie să fie complete, coerente și să circule corect între sisteme.

Munca nu este trimiterea. Este tot ce se întâmplă în jurul ei

Dacă vă uitați la ce consumă efectiv timp, rareori este apăsarea butonului de trimitere.

Timpul se pierde înainte și după:

• date mutate manual dintr-un sistem în altul;
• verificări repetitive, făcute pentru că nimeni nu are suficientă încredere în date sau în sistem;
• fișiere generate, respinse, corectate și generate din nou;
• aceleași informații care ar trebui să fie identice în trei locuri și nu sunt;
• diferențe căutate la final de lună între contabilitate, facturare și ce a fost transmis efectiv.

O parte din această muncă este contabilitate.

Dar o bună parte este, de fapt, muncă operațională: mutare, validare, comparare și reconciliere de date.

Exact genul de muncă pe care software-ul îl poate prelua.

Poate că aveți deja toate programele de care aveți nevoie

Programul de facturare poate face deja e-Factura.

Programul de contabilitate poate genera SAF-T.

ERP-ul poate avea propriile module de raportare.

Și totuși, între ele poate rămâne un Excel, un export, un e-mail sau un om care verifică lunar dacă aceleași date spun același lucru.

Acolo apare problema.

Nu neapărat pentru că lipsește software-ul, ci pentru că sistemele existente nu sunt suficient de bine legate între ele.

În multe firme, soluția nu este încă un program.

Este să conectați mai bine programele pe care le aveți deja.

De cele mai multe ori, datele există deja

Informația necesară este, de regulă, undeva în firmă: în programul de facturare, în contabilitate, în ERP, într-un CRM sau într-un fișier întreținut de ani de zile.

Problema este că datele nu circulă singure.

Sau circulă, dar nu în forma în care trebuie.

Sau același lucru este reprezentat diferit în două sisteme.

Sau cineva trebuie să completeze, să corecteze ori să verifice manual înainte ca informația să poată merge mai departe.

Așa ajunge un om să copieze și să compare aceleași date lună de lună.

Iar când suficient de multe date sunt mutate manual, apar inevitabil și greșeli.

În e-Factura, un sistem poate prelua informațiile din sursă, le poate normaliza și valida și poate automatiza o bună parte din fluxul de transmitere și recepție.

În cazul SAF-T, principiul este asemănător, chiar dacă fluxul tehnic este diferit: datele trebuie extrase din sistemele existente, mapate corect, verificate și pregătite pentru raportare.

Automatizarea nu elimină obligația de raportare.

Elimină o parte din munca repetitivă creată în jurul ei.

Partea valoroasă nu este generarea. Este verificarea

Generarea unui fișier este partea cea mai standardizabilă.

Valoarea mai mare apare înainte: să știți că informațiile sunt complete și că datele din sisteme diferite se potrivesc între ele.

În practică apar lucruri precum:

• o factură există în sistemul de facturare, dar nu apare în contabilitate;
• aceeași factură apare de două ori;
• CUI-ul este lipsă sau introdus greșit;
• totalul sau TVA-ul diferă între două sisteme;
• un furnizor nu este recunoscut automat;
• un document a ajuns în e-Factura, dar nu a fost încă înregistrat intern;
• o tranzacție a fost înregistrată într-o perioadă diferită;
• o categorie sau un cod fiscal nu corespunde tratamentului aplicat;
• două sisteme care ar trebui să arate același total spun lucruri diferite.

Fiecare dintre acestea este relativ ieftin de rezolvat dacă îl vedeți înainte.

Devine mult mai costisitor dacă îl descoperiți după.

De aceea, partea interesantă nu este doar:

„am generat fișierul.”

Ci:

„vă spunem ce nu se potrivește înainte ca problema să meargă mai departe.”

Dar și facturile pe care le primiți

Se vorbește mult despre facturile pe care le trimiteți și mult mai puțin despre cele care intră în firmă.

Și aici apare aceeași muncă.

Cineva trebuie să verifice ce a intrat, să descarce documentele, să identifice furnizorul, să le ducă spre contabilitate și să observe când ceva nu se potrivește.

O mare parte din flux poate fi automatizată.

Un sistem poate verifica periodic documentele noi, le poate prelua, poate identifica furnizorul, poate extrage datele relevante și le poate compara cu informațiile existente în sistemele interne.

Iar omul poate vedea doar excepțiile.

În loc să verificați o sută de facturi, verificați șase care chiar necesită atenție.

Asta este, de multe ori, forma utilă a automatizării.

Nu scoate omul complet din proces.

Îl scoate din partea repetitivă a procesului.

Acolo unde sistemele nu se potrivesc începe partea interesantă

Dacă folosiți deja un program de facturare, un ERP și un sistem contabil, nu înseamnă automat că aveți nevoie de alt produs.

Poate aveți nevoie doar ca ele să lucreze mai bine împreună.

De exemplu:

facturare → e-Factura → contabilitate → ERP

poate deveni un flux în care datele circulă automat, iar un strat de verificare caută doar diferențele.

Sau:

factură primită → identificare furnizor → verificare → contabilitate

poate deveni un flux în care doar documentele neclare ajung la un om.

Acesta este genul de automatizare care poate fi construit fără să înlocuiți sistemele care deja funcționează.

Și, de multe ori, este mult mai ieftin și mai puțin riscant decât să mutați întreaga firmă într-un alt ERP doar pentru a elimina câteva operațiuni manuale.

Ce nu am automatiza

Ca la orice automatizare, partea importantă nu este doar ce se poate face.

Este și ce nu merită făcut.

Nu am automatiza fără control uman deciziile care cer judecată contabilă sau fiscală.

Dacă o factură este ambiguă, dacă apare o situație neacoperită de regulile existente sau dacă un furnizor trebuie contactat, software-ul poate aduna contextul și semnala problema.

Decizia rămâne la om.

Automatizarea bună nu încearcă să ascundă excepțiile.

Le face mai ușor de găsit.

Nu am automatiza rigid un proces care urmează să fie înlocuit.

Dacă știți că peste trei luni schimbați programul de facturare sau ERP-ul, trebuie verificat dacă integrarea făcută astăzi mai are sens.

Uneori merită să așteptați.

Alteori soluția poate fi construită astfel încât schimbarea unui sistem să afecteze foarte puțin restul fluxului.

Important este să nu fixați în beton o variantă despre care știți deja că va dispărea.

Nu am promite că se face o dată și apoi poate fi uitat.

Integrarea se face, în mare, o singură dată.

Conformarea nu.

Structurile de raportare se schimbă. Regulile se actualizează. Apar tipuri noi de documente și excepții noi.

Un sistem care presupune că totul va rămâne identic poate ceda tăcut exact într-o lună în care nimeni nu se uită.

De aceea, automatizarea bună are nevoie nu doar de integrare, ci și de monitorizare.

De unde am începe

Nu de la:

„Ne trebuie un software pentru e-Factura și SAF-T.”

Ci de la o întrebare mai simplă:

Cine din firmă face treaba asta acum, cât timp îi ia în fiecare lună și ce verifică manual între sisteme?

Dacă răspunsul este:

„două zile pe lună, trei exporturi și un Excel în care verificăm diferențele”,

atunci există deja un proces care merită analizat.

Poate soluția este un produs existent.

Poate este o integrare simplă.

Poate este un set de verificări automate care vă arată doar excepțiile.

Și poate nu merită automatizat deloc.

Important este să aflați asta înainte să cumpărați încă un sistem.

Pentru că, de multe ori, problema nu este că firmei îi lipsește software-ul.

Problema este munca rămasă între programele pe care le are deja.